دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور زمانی مفید است که برنامه، بانک اطلاعاتی و فایل‌های کاری روی رایانه شرکت قرار دارند، اما حسابدار باید بیرون از دفتر یک گزارش را بررسی یا یک اصلاح ضروری را انجام دهد. راه درست معمولاً جابه‌جاکردن عجولانه داده‌های مالی نیست؛ بهتر است با مجوز سازمان به همان رایانه مقصد متصل شوید، کار محدود و مشخص را در محیط اصلی انجام دهید و نشست را کامل ببندید. دسک یار در این سناریو مسیر اتصال به سیستم، فایل‌ها و برنامه‌ها را فراهم می‌کند؛ آماده‌سازی رایانه و حفاظت از داده‌ها همچنان مسئولیت کاربر و سازمان است.
چه زمانی اتصال ریموت از انتقال فایل بهتر است؟
یک فایل خروجی PDF یا اکسل را می‌توان از مسیرهای مورد تأیید سازمان جابه‌جا کرد، اما نرم افزار حسابداری معمولاً فقط یک فایل منفرد نیست. برنامه ممکن است به بانک اطلاعاتی محلی، قفل سخت‌افزاری، تنظیمات چاپ، فونت‌ها، مسیرهای شبکه یا نسخه مشخصی از افزونه‌ها وابسته باشد. کپی‌کردن بخشی از این مجموعه روی لپ‌تاپ شخصی می‌تواند نسخه‌های موازی بسازد و تشخیص آخرین داده معتبر را دشوار کند.
در دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور برنامه روی همان رایانه محل کار اجرا می‌شود و کاربر تصویر و کنترل محیط را از راه دور در اختیار می‌گیرد. داده اصلی در محل خود باقی می‌ماند و لازم نیست برای هر کار کوتاه، محیط حسابداری روی دستگاه دوم بازسازی شود. این مزیت به معنی حذف پشتیبان‌گیری یا کنترل دسترسی نیست؛ ریموت‌بودن فقط روش رسیدن به محیط اصلی را تغییر می‌دهد.
در شرح رسمی دسترسی به سیستم‌ها، فایل‌ها و برنامه‌ها، دسک یار برای ادامه کار از دستگاه و مکان دیگر معرفی شده است. برای حسابدار، مزیت قابل‌فهم این است که گزارش را در همان برنامه و همان مسیر داده باز کند، اصلاح را همان‌جا ثبت کند و از ایجاد نسخه‌های پراکنده جلوگیری کند.
پیش از خروج از دفتر، مقصد را آماده کنید
بیشتر شکست‌های اتصال زمانی رخ می‌دهند که نیاز فوری شده است، نه هنگام یک آزمایش آرام. پیش از آنکه دسترسی واقعاً لازم شود، یک سناریوی کوتاه را از بیرون شبکه شرکت اجرا کنید. رایانه مقصد باید روشن، متصل به اینترنت و آماده پذیرش اتصال باشد. همچنین باید بدانید اگر دستگاه خاموش شد، اینترنت قطع شد یا برنامه حسابداری خطا داد، چه کسی در محل امکان بررسی فیزیکی دارد. نکته مهم این است که تنظیم Sleep را با دقت بررسی کنید. خاموش‌شدن نمایشگر لزوماً مانع اتصال نیست، اما خواب‌رفتن رایانه می‌تواند نشست را دسترس‌ناپذیر کند.
سپس برنامه حسابداری را یک بار باز کنید و مطمئن شوید بانک اطلاعاتی، مجوز برنامه، چاپگر موردنیاز و مسیر ذخیره خروجی در دسترس‌اند. یک گزارش غیرحساس را باز و بسته کنید تا مشکلات به‌روزرسانی یا مسیر شبکه پیش از روز شلوغ آشکار شوند. اگر اتصال بخشی از برنامه منظم دورکاری است، راهنمای آماده‌سازی کامپیوتر محل کار برای اتصال از راه دور جزئیات بیشتری درباره آماده‌سازی محیط مقصد ارائه می‌کند.
دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور را به یک کار و یک بازه زمانی محدود کنید
پیش از شروع دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور مشخص کنید قرار است چه کاری انجام شود: مشاهده مانده یک حساب، اصلاح سند مشخص، تهیه خروجی دوره یا بررسی خطای برنامه. این تعریف کوچک جلوی پرسه‌زدن غیرضروری در پوشه‌ها و بخش‌های دیگر نرم‌افزار را می‌گیرد. اگر چند نفر از یک رایانه یا حساب کاری استفاده می‌کنند، زمان اتصال را هماهنگ کنید تا دو ویرایش هم‌زمان روی یک رکورد رخ ندهد.
برای اتصال، از حسابی استفاده کنید که فقط مجوزهای لازم همان نقش را دارد. ورود روزمره با حساب مدیریتی، صرفاً چون دسترسی بیشتری می‌دهد، دامنه خطا را بزرگ می‌کند. راهنمای امنیت دسترسی راه دور NIST تأکید می‌کند که دستگاه‌های دورکار و اجزای راهکار دسترسی از راه دور باید بر اساس تهدیدهای مورد انتظار محافظت شوند. در عمل یعنی سیستم‌عامل و برنامه‌ها به‌روز باشند، دسترسی افراد پس از تغییر نقش بازبینی شود و اتصال از دستگاه ناشناس به روال عادی تبدیل نشود.
اگر حسابدار از لپ‌تاپ شخصی وصل می‌شود، فایل خروجی را بی‌دلیل روی آن ذخیره نکنید. پیش از دریافت هر فایل، ضرورت، محل نگهداری، مدت نگهداری و روش حذف امن را مشخص کنید. برای بسیاری از کارها می‌توان نتیجه را در همان رایانه محل کار و در مسیر مورد توافق ذخیره کرد. این تصمیم ساده، تعداد نسخه‌های داده مالی را کاهش می‌دهد.
یک نشست حسابداری را مرحله‌به‌مرحله اجرا کنید
۱. هویت مقصد و وضعیت برنامه را بررسی کنید
نام رایانه، کاربر فعال و شرکت یا دوره مالی بازشده در برنامه را کنترل کنید. شباهت نام فایل‌ها و بانک‌های اطلاعاتی می‌تواند باعث ثبت تغییر در محیط اشتباه شود. پیش از ویرایش، تاریخ آخرین داده و محدوده گزارش را نیز ببینید.
۲. اتصال دسک یار را آزمایش کنید
یک اتصال کوتاه برقرار کنید و خوانایی متن، پاسخ ماوس و پایداری اینترنت را بسنجید. اگر تصویر کند است، ابتدا کار غیرضروری روی هر دو دستگاه و مصرف هم‌زمان اینترنت را کم کنید. هدف این آزمون، اطمینان از قابل‌انجام‌بودن کار قبل از بازکردن اطلاعات حساس است، نه انجام همه کار در همان لحظه.
۳. فقط خروجی لازم را تولید کنید
در نرم افزار حسابداری، بازه زمانی و فیلترها را دوباره بخوانید. پیش از ثبت نهایی، جمع‌ها و نام مجموعه را کنترل کنید. اگر خروجی باید برای فرد دیگری ارسال شود، آن را در مسیر سازمانی تعیین‌شده قرار دهید؛ پیام‌رسان شخصی یا حافظه موقت نباید انتخاب پیش‌فرض باشد.
۴. تغییر را ثبت و نشست را کامل ببندید
بعد از پایان کار دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور، فایل‌های باز را ببندید، نتیجه را در محل اصلی ذخیره کنید و از حساب کاربری برنامه خارج شوید. سپس نشست ریموت را خاتمه دهید. برای کارهای حساس، زمان، هدف اتصال و نتیجه را در سامانه داخلی یا دفتر ثبت عملیات بنویسید تا همکار بعدی بداند چه تغییری انجام شده است.
امنیت داده مالی فقط به کانال اتصال محدود نیست
نرم‌افزار جهت دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور بخشی از زنجیره امنیت است. اگر دستگاه مبدأ آلوده، رایانه مقصد بدون به‌روزرسانی یا دسترسی کاربر بیش از نیاز باشد، صرف اتصال از راه دور این ضعف‌ها را رفع نمی‌کند. راهنمای ایمن‌سازی نرم‌افزار دسترسی از راه دور CISA به سازمان‌ها توصیه می‌کند استفاده از ابزارهای ریموت را مدیریت، رفتار مشکوک را پایش و دسترسی‌های غیرضروری را محدود کنند. حفاظت از دیسک نیز لایه جداگانه‌ای است. اگر لپ‌تاپ یا رایانه محل کار گم شود، رمزنگاری دیسک می‌تواند در برابر خواندن آفلاین داده‌ها کمک کند.
اتصال از شبکه عمومی هم نیازمند احتیاط بیشتری است. نام شبکه را تأیید کنید، از دستگاه مشترک استفاده نکنید و صفحه را در معرض دید دیگران نگذارید. چک‌لیست اتصال ریموت در شبکه‌های عمومی برای زمانی مناسب است که کار مالی در سفر یا بیرون از محیط کنترل‌شده انجام می‌شود.
دسک یار در این جریان کار چه نقشی دارد؟
نیاز واقعی حسابدار «داشتن یک کپی دیگر از داده‌ها» نیست؛ نیاز او رسیدن کنترل‌شده به همان برنامه و فایل‌هایی است که کار در آن‌ها جریان دارد. قابلیت تأییدشده دسک یار، دسترسی از راه دور به سیستم‌ها، فایل‌ها و برنامه‌هاست. بنابراین می‌توان جلسه ریموت را برای ورود به رایانه مقصد و انجام کار در محیط اصلی به کار گرفت، در حالی که سیاست مجوزها، پشتیبان‌گیری، نگهداری خروجی و ثبت عملیات جداگانه تعریف می‌شود.
برای شروع، نسخه متناسب با دستگاه خود را از مسیر دریافت نسخه مناسب دسک یار برای دستگاه شما انتخاب کنید و پیش از نیاز واقعی یک اتصال آزمایشی بسازید. در همان آزمون، روشن‌ماندن مقصد، بازشدن برنامه حسابداری، دسترسی کاربر مجاز و محل ذخیره نتیجه را بررسی کنید.
دسترسی به نرم افزار حسابداری از راه دور وقتی ارزشمند است که یک کار محدود را بدون پخش‌کردن داده‌ها میان چند دستگاه انجام دهد. رایانه مقصد را از قبل آماده کنید، اتصال را با حساب مجاز بسازید، نتیجه را در محل اصلی نگه دارید و نشست را پس از پایان کامل ببندید. این روال کوتاه، اتصال ریموت را از یک راه‌حل اضطراری به فرایندی قابل تکرار و قابل کنترل تبدیل می‌کند.
